Correspondencia

Correspondencia 

     Es un elemento importante en las organizaciones diariamente, ya que la misma nos      permite enviar y recibir documentos y no sólo se    pueden enviar documentos si no también paquetes ahorrando tiempo.

Dicho contenido presenta información importante acerca de la correspondencia,la carta y como debe de elaborarse un sobre, el cual es un valioso instrumento en el ámbito empresarial.

 El sobre y la redacción de la carta juegan un papel muy importante y fundamental en este proceso de comunicación,siguiendo los pasos estipulados se puede lograr hacer un buen uso.

Importancia de la correspondencia:

Es un importante instrumento de comunicación escrita, es la parte intermedia entre las relaciones cliente proveedor y el lazo que une la mayor parte de transacciones comerciales.

De ella depende el desarrollo de las operaciones comerciales; el éxito de un negocio, una venta, por su eficiencia y rapidez han a que las empresas aumenten el volumen de sus ventas.

                   Estilos de correspondencia

   Existen  tres  estilos  de  correspondencia: Estilo se-mi bloque, bloque o bloque extremo.

La forma  tradicional  de escribir cartas es en  estilo se-mi bloque, se caracteriza porque el saludo y texto van marginados a la izquierda,  es decir, con párrafos sangrados (5 espacios = tabulación)  al inicio de cada uno de ellos y se utiliza para correspondencia de carácter oficial.

El estilo bloque se caracteriza porque el saludo y el texto de la carta van marginados a la izquierda, sin sangría o tabulación. Puede utilizarse en correspondencia oficial, comercial o privada.

Estilo bloque extremo, se utiliza para correspondencia comercial o privada y se caracteriza porque todas sus partes se colocan al margen izquierdo desde la referencia hasta las iniciales.

  

Clasificación

La correspondencia presenta una variedad de formas con características propias; por tanto, dados su importancia, es necesario realizar una clasificación que permita conocer la finalidad de cada uno.

* Por el destino: Públicas y Privadas

* Publicas: contienen información general a través de medios de comunicación (prensa, radio ,tv , Carteleras, pancartas.)

* Privadas: Tratan de información de interés y carácter particular comercial y oficial.

* Por su contenido: Primera clase y Segunda clase

* Primera clase: es toda correspondencia de carácter actual y personal su contenido es solo de información: cartas, tarjetas, postales, documentos de negocios, periódicos, etc.

* Segunda clase: Es toda correspondencia relacionada con bultos, muestras, paquetes, cuya tramitación se realiza también por correo.

* Por su tramitación: Postal y Telegráfica

* Postal: Cuando se acude a la oficina de correos para hacerla llegar a su destino, se divide en:

* Ordinaria: Es la que sigue curso normal a través del correo

* Certificada: Cuando el remitente paga una tarifa doble y exige un recibo para su entrega a su destinatario

* Telegráfica: Es cuando la correspondencia se tramita ante las oficinas del telégrafo

* Por su puntuación: Abiertas,Cerradas y Mixtas.

* Abiertas: No llevan signo de puntuación en la fecha, dirección, firma, antefirma, excepto en las abreviaturas.

* Cerradas: Son las que llevan los signos de puntuación

* Mixtas: Son las que combinan las Abiertas y Cerradas

* Por su extensión: Largas medianas y cortas

* Largas: Cuando contienen mas de doscientas palabras

* Medianas:Cuando contienen doscientas palabras

* Cortas: Cuando contienen cien palabras

* Por su Forma: Abarca todos los tipos de correspondencia su diferencia está en redacción y presentación

Manejo de la Correspondencia y Conformación de Expedientes

• Circulares

Para dar a conocer internamente actividades, normas, disposiciones y asuntos de interés común. Se dirigen a un grupo de destinatarios y no exigen respuesta por escrito.

• Memorandos

Son comunicaciones internas que se utilizan para impartir información,orientaciones y pautas a las dependencias y a los funcionarios. De acuerdo con el contenido puede generar una respuesta escrita.

• Actas Administrativas

Documento en el que consta lo sucedido, tratado y acordado en una reunión

• Constancia

Documento escrito de carácter probatorio en el que se describen hechos o circunstancias que no requieren solemnidad.

• Certificados

Documento público o privado, de carácter probatorio, que asegura la veracidad y legalidad de un hecho o acto solemne, acontecimiento acompañado de formalidades necesarias para la validez de un acto judicial,ceremonia, juramento o norma.

 Conformación de Expedientes

La conformación de un expediente laboral o de un archivo que haga constar los detalles de relación laboral entre empleado y empleador es un proceso de creación y compilación de documentos, en el que se deben cuidar pormenores que evitan problemas futuros.

Documento de oficina

      Es aquel que es producido, recibido y conservado por una institución y contiene información relativa al ejercicio exclusivo de las actividades y competencias que esta institución desarrolla.

Importancia y Método para el Manejo de documentos

Las relaciones comerciales y empresariales,necesitan fijarse en términos que solo puede aportar la comunicación escrita la cual tiene 2 grandes propiedades: Constancia y permanencia. 

Elaboración de los documentos de oficina

                           Carta comercial:

La carta comercial sirve como medio de comunicación entre dos empresas comerciales o bien una empresa con un particular,

o viceversa. Su contenido suele ser formal, oficial y/o confidencial.

La actividad comercial es muy variada, por ello existen varios tipos de cartas comerciales. Los más importantes son: de compraventa, de reclamación, de ofertas, de solicitud de información y de publicidad.

A diferencia de cartas personales, las cartas comerciales poseen un esquema más rígido y un tono más objetivo, y deben ir siempre mecanografiadas.

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Estructura: 

Una carta comercial se compone de tres partes: el encabezamiento, el cuerpo de la carta y el cierre.

El encabezamiento: abarca la parte superior de la carta. Contiene siempre membrete, lugar y fecha, dirección del destinatario, y saludo. En general se indica también el asunto de la carta, para que el destinatario sepa directamente de qué se trata.

El cuerpo: de la carta es la parte más importante. Se compone de tres partes: una introducción, un núcleo y una conclusión.

• En la introducción: se suele referir a correspondencia anterior, agradecer al destinatario y/o indicar el motivo para el escrito.

• En el núcleo se desarrolla la idea principal de la carta. Es importante redactar el núcleo con objetividad y claridad, sobre todo cuando se trate de una reclamación.

• Se termina con una conclusión que sirve de resumen de la carta y/o de estímulo.

El cierre: de la carta constituye el final de la misma. Contiene siempre despedida, firma, nombre y cargo.

En caso de anexos se indica el número de éstos. Además es posible añadir posdata o indicar si se envían copias a otras personas.

En la carta, todos los elementos empiezan a la izquierda de la página. Este "estilo bloque" es la manera general de componer una carta.

Dado los objetivos de cartas comerciales, se suele tratar al destinatario con cortesía. Los tratamientos de respeto para el saludo son ‘distinguido(s) señor(es)’ o ‘distinguida(s) señora(s)’. Otra forma un poco más personal es ‘Estimado señor’ y las variedades correspondientes. En el cuerpo de la carta el autor se dirige al destinatario siempre con ‘usted’ o ‘ustedes’.

Para indicar si se envían fotocopias a otras personas se usa la expresión ‘C.c.’ seguido por el nombre del otro destinatario.

Si la carta es firmada en nombre del remitente, la firma va precedida por la abreviación ‘P.O.’ (por orden) o ‘P.A.’ (por autorización), indicando que la persona que firma la carta tiene la autorización de la persona responsable.

Ejemplo

Santiago, 14 de junio de 2003

Manuel Montt 367

A la atención del Sr. H. Riveros

SANTIAGO DE CHILE

Asunto: Invitación a charla

Distinguido Cliente:

Me contacto con Ud. para anunciarle sobre la charla que se realizará el día 21 de junio de 2003, a las 15 hs. en nuestro auditórium, que brindará el reconocido autor de varios libros sobre managment, el señor Tom Peters.

La charla consistirá en los siguientes tópicos: "el saber escuchar", "escuchar no es oír", "¿en qué consiste escuchar?" y "saber escuchar = más productividad

Esta invitación es sólo para nuestros más exclusivos clientes, es por ello, que esperamos contar con su presencia.

Saludo a Ud. Atentamente

Pamela A. Ritchie

Gerente general

Partes

1. Membrete

2. Fecha

3. Datos del destinatario.

6. Texto de la carta

7. Despedida

8. Firma (rúbrica a mano, nombre y título del firmante)           

Extensión de una carta comercial

Cortas: cuanto sus contenidos se extiende hasta 100 palabras

Medianas: Cuando su contenido comprende 100 hasta 200 palabras

Largas: Cuando su contenido comprende desde 200 hasta 300 palabras son cartas de un pliego

( Hoja) más 300 son cartas de varios pliegos.

Puntuacion:

-Abierta: no lleva signo de puntuación en ninguna de sus partes componentes

-Cerrada: Lleva signo de puntuación en cada una de sus partes o componentes

-Mixta o corrientes: combina los dos estilos

Memorando 

Es un documento de comunicación donde la autoridad superior hace alguna advertencia, da órdenes y también rememora hechos que se deben tener en cuenta. 

       Es un documento simplificado de uso muy difundido en los organismos dependientes del estado y en las entidades del sector privado. Es flexible y práctico, breve y directo. 

Se difunde en todos los niveles o escalones de la administración. 

      Los documentos más usados en la administración pública son el oficio y el memorando. Hay instituciones que incluso han delimitado el área de difusión de estos documentos: emplean el oficio para su comunicación externa y el memorando para su comunicación interna. Lo mismo que muchas empresas, usan la carta para lo primero, y el memorando, para lo segundo.

Partes del memorando

El memorando tiene las siguientes partes obligatorias: 

• Lugar y fecha 
• Código 
• Destinatario 
• Asunto 
• Cuerpo 
• Despedida o antefirma 
• Firma y posfirma 
• "con copia" 
• Pie de página. 

Estructura

• El nombre de la persona a quien va dirigido. 
• El nombre del remitente. 
• La fecha. 
• El asunto. 
• El texto. 
• Y la firma del remitente. 
• Su redacción debe ser breve, clara y precisa; aun cuando en este tipo de comunicación no se acostumbra usar la despedida, hay ocasiones en que se debe utilizar para darle un toque personal y cortés al mensaje.

Ejemplo

Barquisimeto  _11__ de __02____ de ___15__.

Lic.  Carlos Salvatierra Montano

Gerente de Relaciones Industriales

Presente

Le comunico que durante el período del 10 al 31 de febrero próximo, se deberá revisar el Contrato Colectivo de Trabajo con los integrantes del Comité Ejecutivo de la Sección XXIV del Sindicato de Trabajadores de la República Venezolana, por lo que,  deberá tener contemplado las estrategias de incremento de sueldo y prestaciones,  previa consulta con el suscrito.

Atentamente

El Gerente de Planta Suroeste

Ing. Armando Astudillo Ruiz

Asistente para Cartas y Memorando

Para hacer fácil la elaboración decartas, World incorpora un asistente que lleva cabo esta labor según una secuencia de pasos.

Correspondencia combinada

Es una de las herramientas mas interesantes que incluye word. Esta herramienta permite combinar un documento principal ( Un documento cuyo contenido se mantiene por lo general igual por información como el nombre de la persona que va dirigido)con uno de datos (Un documento que incluye los nombres y direcciones principales que se enviara).

Elementos complementarios de la correspondencia 

sobres

es la cubierta de la carta  y demáscomunicaciones, cuya finalidad es protegerla de deterioro y facilitar su transporte. los sobres de la correspondencia comercial, han de ser de la misma calidad del papel en que esta se escribe.

Tipos de sobres comerciales

-SEgún su forma:

Semicuadrados: Son los que tienen las dimensiones casi iguales por todos los lados.

RECTANGULARES: SON LOS SOBRES QUE TIENE LAS BASES LARGAS QUE SU ALTURA.

-sEGÚN SU DISEÑO:

cON VENTANILLA: SON LAS QUE LLEVAN UNA ABERTURA O VENTANILLA CUBIERTA, CON PAPEL TRANSPARENTE QUE PERMITE VER LOS DATOS Y DESTINARIOS DE LA CARTA.

SIN VENTANILLA: SON LOS SOBRES COMUNES DONDE SE PUEDE DESCRIBIR LOS DESTINARIOS.

-sEGÚN SU TAMAÑO:

CORRIENTE:SU DIMENSIONES SON DE 16 CM X 9.5 CM.

COMERCIAL:SUS DIMENSIONES SON 16 CM X 12 CM

-sEGÚN SU TRANSPORTE:

ORDINARIOS O COMUNES:SON LOS QUE TRANSPORTAN POR VIA TERRESTRE, MÁRITIMA, FLUVIAL O AÉREA.

Asistente para sobres

Microsoft word nos brinda una herramienta valiosa para elaborar o imprimir sobres, lo que hace nuestro trabajo más facil.